1. Yleistä

Vannetanssi ry kokoaa vannetanssin harrastajia yhteen, edistää vannetanssia liikunta-, taide- ja ajanviettomuotona sekä parantaa lajin harrastusmahdollisuuksia. Yhdistyksen pääasiallista toimintaa on säännöllisten vapaiden harjoitusten sekä työpajojen järjestäminen Helsingissä sisä- ja ulkotiloissa. Lisäksi yhdistykseen kuuluva Valosirkus Spektri esiintyy erilaisissa tapahtumissa ja tilaisuuksissa. Yhdistys pyrkii laajentamaan jäsenistöään, joka muodostuu lajin harrastajista, ja myös uusia harrastajia on tarkoitus saada mukaan. Yhdistys myös luo verkostoja ja tiedottaa vannetanssista pääosin suomeksi.

2. Hallinto

2.1 Yhdistyksen kokoukset

Hallitus kutsuu yhdistyksen koolle vähintään kerran vuodessa vuosikokoukseen, joka pidetään tammi–toukokuussa. Yhdistyksen kokouksesta ilmoitetaan jäsenille sähköpostitse, yhdistyksen kotisivuilla sekä Facebookissa.

2.2 Hallitus ja hallituksen kokoukset

Hallitus kokoontuu noin kerran kuukaudessa. Hallitus pyrkii jakamaan vastuuta toiminnan järjestämisestä myös muille aktiivisille yhdistyksen jäsenille. Kokoukset ovat avoimia kaikille yhdistyksen jäsenille.

2.3 Talous

Vannetanssi ry pyrkii pitämään taloutensa vakavaraisena. Yhdistyksellä on Holvi-tili ja Y-tunnus. Vuoden 2017 jäsenmaksut kerätään heti vuosikokouksen jälkeen. Yhdistyksen maksamat palkkiot työpajoista yms. maksetaan mahdollisuuksien mukaan ulkopaikkakuntalaisille ohjaajille päivärahoina ja kilometrikorvauksina ja muussa tapauksessa niin, että palkkion saaja lähettää yhdistykselle laskun. Valokarkeloiden järjestämistä varten haetaan mahdollisesti tapahtuma-apurahaa esimerkiksi Helsingin kaupungilta.

3. Jäsenistö ja viestintä

3.1 Jäsenet

Vannetanssi ry ylläpitää jäsenistään jäsenluetteloa. Jäseniksi pyritään saamaan uusia ja vanhoja vannetanssin harrastajia. Jäseneksi voi liittyä täyttämällä sähköisen lomakkeen yhdistyksen internetsivuilla tai paperisen lomakkeen jossakin yhdistyksen tapahtumassa. Jäseneksi voi liittyä myös ilmoittamalla lomakkeessa pyydetyt tiedot sähköpostitse. Jäsenyys on voimassa välittömästi, kun tiedot on ilmoitettu ja maksu maksettu; uudet jäsenet vahvistetaan virallisesti hallituksen kokouksissa.

3.2 Jäsentiedotus

Jäsenistöön pidetään aktiivisesti yhteyttä muun muassa yhdistyksen tapahtumissa ja Facebook-sivun kautta. Facebookissa pyritään herättämään keskustelua ja kertomaan esimerkiksi kokouksissa käsitellyistä asioista. Jäsenkirje, johon kootaan ajankohtaista ja tärkeää tietoa yhdistyksen toiminnasta, lähetetään sähköpostitse jäsenille muutaman kerran vuodessa.

3.3 Ulkoinen viestintä

Viestinnässä on vakiintunut nimi ”Vannetanssiyhdistys”. Yhdistyksellä on viestintäsuunnitelma, jonka avulla viestintää toteutetaan ja sovelletaan. Yhdistyksen viestintäkanavia ovat internetsivut, Facebook-sivu, Youtube-kanava sekä Instagram-tili. Lisäksi jameissa ja muissa tapahtumissa tehtävä kasvokkainen viestintä on tärkeää, ja yhdistyksellä on käyntikortteja, joita voidaan jakaa lajista kiinnostuneille. Myös vannetanssiaiheiset Facebook-ryhmät ovat yhdistykselle tärkeä viestintäkanava.

Internetsivujen operaattori aiotaan vaihtaa, ja yhdistykselle riittää yksi sähköpostiosoite. Internetsivuilla jaetaan tietoa vannetanssista ja sen harrastusmahdollisuuksista pääosin suomeksi, mutta perustiedot yhdistyksestä, jameista ja yhteydenottotavoista lisätään myös ruotsiksi ja englanniksi. Sivustolla on myös tiedonvälitystä ja lajin edistämistä varten blogi, johon voivat kirjoittaa kaikki vannetanssin harrastajat.

Käyntikorttien lisäksi voidaan harkita myös muita painotuotteita tai esimerkiksi t-paitoja.

3.4 Sisäinen viestintä

Hallituksen sisäistä viestintää varten on Facebook-ryhmä ja projektien hallintaan Trello. Lisäksi dokumenttien- ja tiedonhallintajärjestelmänä käytetään Google Drivea.

4. Toiminta

4.1 Jamit

Yhdistyksen keskeisintä toimintaa ovat jamit eli vapaat harjoitukset, joita järjestetään ympäri vuoden Helsingissä. Keväällä 2017 jamit pidetään Viikin nuorisotalolla ja iltatreenit sekä ledijamit Pitäjänmäen nuorisotalolla. Kesällä jameja järjestetään jossakin puistossa, mahdollisesti Kaisaniemen puistossa. Syksyksi ja kevääksi haetaan jameja varten vuoroa nuorisotaloilta. Ledijameja järjestetään myös myöhemmin mahdollisuuksien mukaan.

4.2 Työpajat

Yhdistys järjestää noin kerran kuussa työpajan, jonka ohjaa joko aktiivinen vannetanssin harrastaja, vannetanssiammattilainen tai muun vannetanssille läheisen lajin taitaja. Myös ulkomailta voidaan yrittää hankkia vannetanssiammattilainen pitämään työpajaa. Työpajoista peritään osallistujilta maksu. Kesän puistojamien yhteydessä järjestetään mahdollisuuksien mukaan jäsenille ilmaisia työpajoja.

4.3 Vannetanssin ohjaaminen muille tahoille

Yhdistys voi ohjata vannetanssia myös ulkopuolisille tahoille kuten Helsingin kaupungin liikuntaviraston NYT-liikunnalle. Ohjauspalkkiot tulevat yhdistykselle.

4.4 Muut tapahtumat

Kesällä pidetään mahdollisesti leikkimieliset huuppauskisat (samantyyliset kuin elokuun 2016 huuppausolympialaiset).Viime vuoden tapaan suunnitelmissa on järjestää Valokarkelot syyskuussa. Myös World Hoop Day huomioitaneen. Lisäksi kevät- ja syyskauden päätteeksi pyritään järjestämään open staget.

4.5 Valosirkus Spektri

Valosirkus Spektri on matalan kynnyksen esiintymisryhmä yhdistyksen toiminnassa mukana oleville. Vannetanssi ry:n hallituksella on oikeus tarvittaessa päättää Spektrin kokoonpanosta. Spektri harjoittelee syys- ja kevätkaudella kerran tai pari viikossa, minkä lisäksi harjoituksia pidetään kesällä ja ennen kutakin esitystä tarvittaessa. Spektrillä on oma Facebook-sivu sekä Youtube-kanava.

5. Varainhankinta

5.1 Jäsenmaksut

Jäsenmaksut ovat yhdistykselle tärkeä ja vakaa varainhankintamuoto.

5.2 Spektrin esiintymiset

Spektrin mahdolliset esiintymispalkkiot tulevat pääosin Vannetanssi ry:lle. Vannetanssi ry puolestaan hankkii Spektrin kautta saaduilla esiintymispalkkioilla esimerkiksi esiintymisasuja ryhmälle. Tarvittaessa voidaan maksaa esimerkiksi kulukorvauksia sekä päivärahoja ja kilometrikorvauksia esiintyjille.

5.3 Muu varainhankinta

Yhdistys kerää varoja myös järjestämällä työpajoja ja muita tapahtumia sekä ohjaamalla vannetanssia muille tahoille. Lisäksi yhdistys voi anoa apurahoja ja vastaanottaa lahjoituksia.

6. Välineistö

6.1 Vanteet

Yhdistyksellä on 33 vannetta. Yhdistyksen jäsenet voivat lainata vanteita jamien välillä, jos yhdistyksellä ei tällöin ole vanteille muuta käyttöä. Vanteita säilytetään NYT-liikunnan aikana Kampin liikuntakeskuksessa, muuten jamiohjaajien luona tai varastointitilassa Hakaniemen kauppahallin kupeessa. Välineistön hallintaa varten tehdään excel-taulukko.

6.2 Muu välineistö

Yhdistyksellä on kolme audiokaapelia, liitin sekä pari äänentoistolaitetta ja mp3-soitin jameja ja esiintymisiä varten. Lisäksi on pari vannepussia, muoviputkileikkuri ja teipinhalkoja. Hankitaan putkea ja muita vannemateriaaleja sekä ylläpidetään teippivarastoa, jotta voidaan kunnostaa yhdistyksen vanteita ja jotta vannetanssiharrastajat voivat ostaa materiaaleja metrihinnalla omien vanteiden tekoa varten.

7. Yhteistyö

Vannetanssi ry:n yhteistyökumppaneita ovat Nuorisoasiainkeskus ja Oranssi ry, joiden kautta saadaan tiloja käyttöön; Helsingin kaupungin liikuntaviraston NYT-liikunta, jolle pidetään vannetanssitunteja sekä vannetanssi- ja sirkusalan toimijat, joiden kanssa yhteistyössä voidaan järjestää esimerkiksi työpajoja.

Yhdistys pyrkii myös kartoittamaan hyviä tavarantoimittajia ja solmimaan sopimuksia hyvien alennusten saamiseksi.