1. Yleistä
Vannetanssi ry kokoaa vannetanssin harrastajia yhteen, edistää vannetanssia liikunta-, taide- ja ajanviettomuotona sekä parantaa lajin harrastusmahdollisuuksia. Yhdistyksen pääasiallista toimintaa on säännöllisten vapaiden harjoitusten järjestäminen Helsingissä sisä- ja ulkotiloissa. Yhdistys pyrkii laajentamaan jäsenistöään, joka muodostuu lajin harrastajista, ja myös uusia harrastajia on tarkoitus saada mukaan. Yhdistys myös luo verkostoja ja tiedottaa vannetanssista pääosin suomeksi.
2. Hallinto
2.1 Yhdistyksen kokoukset
Hallitus kutsuu yhdistyksen koolle vähintään kerran vuodessa vuosikokoukseen, joka pidetään tammi–toukokuussa. Yhdistyksen kokouksesta ilmoitetaan jäsenille sähköpostitse, yhdistyksen kotisivuilla sekä Facebookissa.
2.2 Hallitus ja hallituksen kokoukset
Hallitus kokoontuu noin kerran kuukaudessa. Hallitus pyrkii jakamaan vastuuta toiminnan järjestämisestä myös muille aktiivisille yhdistyksen jäsenille. Kokoukset ovat avoimia kaikille yhdistyksen jäsenille.
2.3 Talous
Vannetanssi ry pyrkii pitämään taloutensa vakavaraisena. Yhdistykselle on kautena 2015–2016 perustettu Holvi-tili, joten yhdistyksen taloudenpito helpottuu. Kauden 2016–2017 jäsenmaksut kerätään heti vuosikokouksen jälkeen. Yhdistykselle hankitaan myös Y-tunnus, jotta laskujen lähettäminen helpottuu. Yhdistyksen maksamat palkkiot työpajoista yms. maksetaan joko päivärahoina ja kilometrikorvauksina tai niin, että palkkion saaja lähettää yhdistykselle laskun.
3. Jäsenistö ja viestintä
3.1 Jäsenet
Vannetanssi ry ylläpitää jäsenistään jäsenluetteloa. Jäseniksi pyritään saamaan uusia ja vanhoja vannetanssin harrastajia. Jäseneksi voi liittyä täyttämällä sähköisen lomakkeen yhdistyksen internetsivuilla tai paperisen lomakkeen jossakin yhdistyksen tapahtumassa. Jäseneksi voi liittyä myös sähköpostitse ilmoittamalla lomakkeessa pyydetyt tiedot osoitteeseen vannetanssiyhdistys(at)vannetanssiyhdistys.fi. Jäsenyys on voimassa välittömästi, kun tiedot on ilmoitettu ja maksu maksettu; uudet jäsenet vahvistetaan virallisesti hallituksen kokouksissa.
3.2 Jäsentiedotus
Jäsenistöön pidetään aktiivisesti yhteyttä pääasiassa yhdistyksen tapahtumissa ja Facebook-sivun kautta. Facebookissa pyritään herättämään keskustelua ja kertomaan esimerkiksi kokouksissa käsitellyistä asioista. Esimerkiksi mielipiteitä yhdistyksen tulevasta sloganista kysyttäneen jäseniltä. Jäsenkirje, johon kootaan ajankohtaista ja tärkeää tietoa yhdistyksen toiminnasta, lähetetään sähköpostitse jäsenille muutaman kerran vuodessa.
3.3 Ulkoinen viestintä
Viestinnässä on vakiintunut nimi ”Vannetanssiyhdistys”. Yhdistyksellä on viestintäsuunnitelma, jonka avulla viestintää toteutetaan ja sovelletaan. Yhdistyksen viestintäkanavia ovat internetsivut, Facebook-sivu, Youtube -kanava sekä Instagram-tili. Lisäksi jameissa ja muissa tapahtumissa tehtävä kasvokkainen viestintä on tärkeää, ja yhdistys hankkii lisää käyntikortteja, joita voidaan jakaa lajista kiinnostuneille. Lisäksi vannetanssiaiheiset Facebook-ryhmät ovat yhdistykselle tärkeä viestintäkanava.
Internetsivujen operaattori aiotaan vaihtaa, ja yhdistykselle riittää yksi sähköpostiosoite, joka on vannetanssiyhdistys(at)vannetanssiyhdistys.fi. Internetsivuilla jaetaan tietoa vannetanssista ja sen harrastusmahdollisuuksista pääosin suomeksi, mutta perustiedot yhdistyksestä, jameista ja yhteydenottotavoista lisätään myös ruotsiksi ja englanniksi. Sivustolle perustetaan myös blogi tiedonvälitystä ja lajin edistämistä varten.
Yhdistykselle on tarkoitus keksiä slogan, ja käyntikorttien lisäksi voidaan harkita myös muita painotuotteita tai esimerkiksi t-paitoja.
3.4 Sisäinen viestintä
Hallituksen sisäistä viestintää varten on Facebook-ryhmä ja projektien hallintaan Trello. Lisäksi dokumenttien- ja tiedonhallintajärjestelmänä käytetään Google Drivea.
4. Toiminta
4.1 Jamit
Yhdistyksen keskeisintä toimintaa ovat jamit eli vapaat harjoitukset, joita järjestetään ympäri vuoden Helsingissä. Kesällä jamit ovat Kaisaniemen puistossa ja syyskaudella luultavasti Oulunkylän nuorisotalolla. Kevätkaudella ollaan myös sisätiloissa.
4.2 Työpajat
Yhdistys järjestää noin kerran kuussa työpajan, jonka ohjaa joko aktiivinen vannetanssin harrastaja, vannetanssiammattilainen tai muun vannetanssille läheisen lajin taitaja. Työpajoista peritään osallistujilta maksu.
4.3 Vannetanssin ohjaaminen muille tahoille
Vannetanssiyhdistys voi ohjata vannetanssia myös ulkopuolisille tahoille kuten Helsingin kaupungin liikuntaviraston NYT-liikunnalle. Ohjauspalkkiot tulevat yhdistykselle.
4.4 Muut tapahtumat
Kesällä pidettäneen huuppiolympialaiset. On myös suunniteltu järjestettävän Valokarkelot elokuun lopulla. Konsepti on samankaltainen kuin Maailman huuppipäivän valokarkeloissa syksyllä 2015. Myös World Hoop Day huomioitaneen.
4.5 Valosirkus Spektri
Valosirkus Spektri on matalan kynnyksen esiintymisryhmä Vannetanssiyhdistyksen toiminnassa mukana oleville. Vannetanssi ry:n hallituksella on oikeus tarvittaessa päättää Spektrin kokoonpanosta. Spektri harjoittelee syys- ja kevätkaudella kerran viikossa, minkä lisäksi harjoituksia pidetään kesällä ja ennen kutakin esitystä tarvittaessa.
5. Varainhankinta
5.1 Jäsenmaksut
Jäsenmaksut ovat yhdistyksen tärkein ja vakain varainhankintamuoto työpajamaksujen lisäksi.
5.2 Spektrin esiintymiset
Spektrin mahdolliset esiintymispalkkiot tulevat pääosin Vannetanssi ry:lle. Tarvittaessa voidaan maksaa esimerkiksi päivärahoja tai kilometrikorvauksia esiintyjille.
5.3 Muu varainhankinta
Yhdistys kerää varoja myös järjestämällä työpajoja ja muita tapahtumia sekä ohjaamalla vannetanssia muille tahoille. Lisäksi yhdistys voi anoa apurahoja ja vastaanottaa lahjoituksia.
6. Välineistö
6.1 Vanteet
Yhdistyksellä on noin 25 vannetta. yhdistyksen vanteet on merkitty oranssilla teipillä sekä numeroitu. Lisäksi tehdään Excel-taulukko välineistön hallintaa varten. Yhdistyksen jäsenet voivat lainata vanteita jamien välillä, jos yhdistyksellä ei tällöin ole vanteille muuta käyttöä. Vanteita säilytetään jamiohjaajien luona tai varastointitilassa Hakaniemen kauppahallin kupeessa.
6.2 Muu välineistö
Yhdistyksellä on audiokaapeli sekä erilaisia teippejä, joilla kunnostetaan yhdistyksen vanteita ja joita vannetanssiharrastajat voivat käyttää teipatakseen vanteitaan metrihinnalla. Yhdistykselle hankitaan äänentoistolaite jameja ja esiintymisiä varten. Lisäksi pari vannepussia, muoviputkileikkuri ja teipinhalkoja ovat hankintalistalla.
7. Yhteistyö
Vannetanssiyhdistyksen yhteistyökumppaneita ovat Oulunkylän nuorisotalo Nuotta ja Nuorten toimintakeskus Happi (Helsingin kaupungin nuorisoasiainkeskus), NYT-liikunta (Helsingin kaupungin liikuntavirasto), Stara, Oranssi ry, Sirkus Huima, Hoop-a-Trix, Matahoops, MoodforHoop, Noora Deelia, Taikatulet, Tulikukka ry, FayaFolk ja Tanssiryhmä Linnea (Roolipeliyhdistys Lieska). Yhdistys voi hankkia myös muita yhteistyökumppaneita.
Yhdistys voi järjestää tapahtumia ja hankkia tiloja edellä mainittujen yhdistysten ja esiintyvien ryhmien kanssa. Yhdistys pyrkii myös kartoittamaan hyviä tavarantoimittajia ja solmimaan sopimuksia hyvien alennusten saamiseksi.